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OJS/PKP – Information for editors (portuguese)
Curso OJS3 para Editor Gerente
Caro cursista, neste módulo analisaremos as etapas do processo editorial e os atores que atuam no sistema para que um artigo seja publicado.
De acordo com o manual do OJS3, o Processo Editorial para uma submissão para uma revista consiste de uma revisão, tipicamente uma revisão cega aos pares, seguida de uma Decisão Editorial de aceitar ou recusar a submissão. Se aceita no estágio de Revisão do Processo Editorial, a submissão então vai para o estágio de Edição que consistem na Edição do Texto, e Leitura de Provas. A submissão é agendada para publicação em uma edição da revista. Dependendo de como a revista é organizada, o Processo Editorial pode ser conduzido por um único Editor ou por uma equipe de Editores, Editores de Seção, Editores de Texto e Leitores de Prova.
| Site: | Ambiente Virtual de Aprendizagem IBICT |
| Curso: | Curso OJS3 para Gerentes de Revista – 2018 |
| Livro: | Curso OJS3 para Editor Gerente |
| Adicionado por: | Matheus Zago |
| Data: | Saturday, 22 Aug 2020, 13:23 |
Sumário
- 1. Tópico 1 – Etapas e Atores
- 2. Tópico 2 – Configurando uma Edição
- 3. Tópico 3 – Recebendo submissões
- 3.1. Fluxograma do Processo Editorial
- 3.2. Processo Editorial para uma submissão para uma revista
- 3.3. O envio do documento
- 3.4. Os cinco passos da submissão
- 3.5. Submissão do Documento
- 3.6. Designando avaliadores
- 3.7. Personalizando os Formulários de Avaliação
- 3.8. O parecer do avaliador
- 3.9. A decisão editorial
- 3.10. Rejeitando uma submissão
- 3.11. Requisitando modificações
- 3.12. Submentendo a nova rodada de avaliação
- 3.13. Aceitando o artigo para publicação
- 4. Tópico 4 – Avaliação por pares
- 5. Tópico 5 – Preparação do documento
- 6. Tópico 6 – Publicando uma edição
- 7. Tópico 7 – Pós-publicação / Possibilidades de Aprimoramento
Caro cursista, neste módulo analisaremos as etapas do processo editorial e os atores que atuam no sistema para que um artigo seja publicado.
De acordo com o manual do OJS, o Processo Editorial para uma submissão para uma revista consiste de uma avaliação do artigo realizada tipicamente por pares (duplo cego), seguida de uma Decisão Editorial de aceitar ou recusar a submissão. Se aceita no estágio de Revisão do Processo Editorial, a submissão então vai para o estágio de Edição que consistem na Edição do Texto, e Leitura de Provas. Após a Leitura de Provas, começa a última fase, a Editoração, onde é construído o Leiaute do artigo. A submissão é agendada para publicação em uma edição da revista. Dependendo de como a revista é organizada, o Processo Editorial pode ser conduzido por um único Editor ou por uma equipe de Editores, Editores de Seção, Editores de Texto e Leitores de Prova.
Com este tópico de aprendizagem você deve ter em mente:
- Quais os papéis envolvidos no processo editorial?
- Qual o procedimento para abertura da sua revista?
- Quem é o responsável pela configuração da revista?
- Quem é o responsável pela condução do processo editorial?
1.1. Usuários
Papéis Principais
Os principais papéis no contexto do OJS3 são: Administrador, Gerente da Revista, Editor da Revista, Editor de Seção, Editor de Texto, Editor de Layout, Leitor de Prova, Avaliador, Autor e Leitor.
Papéis Opcionais
Opcionalmente podem ser habilitados os papéis de:
- Editor de produção
- Editor convidado
- Designer
- Indexador
- Coordenador de Vendas e Marketing
- Gerente de assinatura
1.2. Papéis / Papéis atuais
A nova versão do OJS é mais flexível quanto ao gerenciamento de usuários e seus papéis, sendo possível a criação de novos papéis e apresentando melhores mecanismos de gerenciamento dos usuários. Assim, adequa-se melhor tanto a equipes grandes, em que os contribuidores possuem papéis mais definidos, quanto a equipes pequenas com poucos contribuidores, que exercem várias atividades na revista.
O OJS3 possibilita estender os papéis preexistentes, criando perfis derivados dos papéis principais como o Gerente da Revista, Editor de Seção, Assistente da Revista, Autor, Avaliador, Leitor e Gerente de Assinaturas. A inclusão de papéis indica em qual das etapas do fluxo editorial esse novo papel deverá atuar: submissão, avaliação, edição de leiaute e produção.
Segue abaixo, o exemplo de papéis selecionados na Revista Juventude e Políticas Públicas (RJPP).
1.4. Páginas dos Usuários
O OJS3 informatiza grande parte do fluxo editorial, dando mais rapidez no processo, além de
manter registrado todas as transações em seu histórico. Para tanto requer usuários que executem as atividades,
conforme o seu papel dentro do fluxo editorial.
Por padrão os papéis pré-definidos no OJS3 são:
Cada tipo de usuário tem uma página que permite acesso as respectivas funcionalidades disponíveis no sistema. Veja a diferença entre as páginas de cada tipo de usuário:
- Administrador(a) Geral
–> Gerente da Revista
–> Editor(a) da Revista
–> Editor(a) de Seção
–> Editor(a) de texto
–> Editor(a) de Layout
–> Leitor(a) de Prova
–> Avaliador(a)
–> Autor(a)
–> Leitor(a)
1.5. Designando “Papel” ou “Papéis” ao Usuário
No Cadastro de usuários são listados os usuários atuais no OJS, podendo ser incluídos novos usuários por meio do link na parte superior direita da tela. Este processo ocorre em duas etapas:
1) São definidos os dados cadastrais: nome, contato e senha. É possível apontar, também, biografia, ORCID, afiliação institucional e idiomas conhecidos.
2) No segundo passo, são atribuídos os papéis ao usuário na revista, como demonstrado na figura abaixo.
Um usuário pode ter mais de um papel na revista, sem que haja conflitos, bastando clicar em adicionar papéis ao usuário selecionado.
Caso seja necessária a atribuição de novos papéis ao perfil do usuário, basta pesquisar e selecionar o usuário. Em seguida, clicar em Editar usuário (veja figura abaixo), acessar a tela de edição e designar novos papéis ou remover os papéis já atribuídos.
A página de atribuição de papéis, no qual basta clicar em Adicionar Papel para incluir novos papéis ao usuário selecionado, a partir da lista previamente configurada. Também é possível retirar papéis de um usuário, caso seja necessário, como pode ser observado abaixo.
Outras opções associadas aos usuários são:
Veja o vídeo “Designando Papel ou Papéis ao Usuário”
Atividade
- Crie um usuários para sua revista e designe papéis para esses usuários.
2. Tópico 2 – Configurando uma Edição
Uma etapa associada à publicação de um documento é a abertura de uma edição da revista que abordará determinado tema e a qual os artigos aprovados estarão associados.
Quem inclui uma edição é o Editor, e nesta inclusão são definidos as opções referentes à sua identificação, seu título e elementos gráficos.
No OJS3, existem 2 estados possíveis para uma edição:
1. Edição futura;
2. Edição anterior
No OJS3, os documentos aprovados pela avaliação por pares podem ser associados a qualquer tipo de edição, entretanto o convencional é associar as submissões apenas as edições futuras e ainda não publicadas.
Uma edição ao ser criada consta no sistema como um item na lista de edições futuras.
2.1. Incluindo edições
Uma etapa associada à publicação de um documento é a abertura de uma edição da revista que abordará determinado tema e a qual os artigos aprovados estarão associados.
Quem inclui uma edição é o Editor, e nesta inclusão são definidos as opções referentes à sua identificação, seu título e elementos gráficos.
Veja um editor adicionando a primeira edição de uma revista
Atividade
Acesse como um usuário com papel de editor e inclua uma edição em sua revista.
Qual a importância da definição dos itens que serão usados na identificação de uma edição? Como esta identificação pode ser utilizada? Comente.
2.2. Publicando a edição
Só após o recebimento e aprovação de um conjunto de documentos que comporão a edição desejada, o editor poderá publicá-la.
Este procedimento acontece por meio da página do editor, que ao acessar a edição desejada clica no botão “Publicar edição”, na tela que apresenta o Sumário.
3. Tópico 3 – Recebendo submissões
Quando um autor faz uma submissão na revista, o Editor recebe uma notificação informando que a revista tem um novo artigo para ser avaliado. Ao logar no sistema, o Editor pode ver todas as submissões realizadas na revista no tópico “tarefas”.
No tópico “submissões ativas” encontram-se todos os artigos que ainda não foram publicados. Do lado direito é possível ver em qual fase do Fluxo Editorial o artigo está.
A aba “arquivos” apresenta todos os artigos que fazem parte das edições já publicadas e disponibilizadas para os leitores.
3.1. Fluxograma do Processo Editorial
Fonte: http://www.edufba.ufba.br/downloads/manual-autor-edufba-digital.pdf
3.2. Processo Editorial para uma submissão para uma revista
O Processo Editorial para uma submissão para uma revista consiste de uma revisão, tipicamente uma revisão cega aos pares, seguida de uma Decisão Editorial de aceitar ou recusar a submissão. Se aceita, no estágio de Revisão do Processo Editorial, a submissão então vai para o estágio de Edição que consistem na “edição do texto”, e “leitura de provas”. A submissão é agendada para publicação em uma edição da revista. Dependendo de como a revista é organizada, o Processo Editorial pode ser conduzido por um único Editor ou por um time de Editores, Editores de Seção, Editores de Texto, Editores de e Leitores de Prova.
3.3. O envio do documento
O passo inicial para o processo editorial de um documento é seu envio pelo autor. O documento enviado pode ser um arquivo em formato PDF, DOC ou outro permitido pela revista.
No contexto do OJS, um documento submetido pode estar nos estado:
- Enviado/Aguardando designação – Neste estado, o documento foi submetido pelo autor, porém, ainda não tem um editor responsável designado.
- Em avaliação – O editor responsável foi designado, poderá então indicar avaliadores e tomar decisões editoriais, como a rejeição do artigo, a necessidade de correções ou sua aprovação.
- Revisões requeridas – Os avaliadores ou o editor sugerem modificações por parte do autor para adequar o conteúdo do documento ao padrão da revista.
- Nova rodada de avaliação – Pode acontecer após a realização das modificações caso o editor responsável julgue necessário. Se repetem os procedimentos de avaliação, selecionado novamente os avaliadores e tomando nova decisão editorial em função dos novos pareceres.
- Rejeitado – Quando mesmo após novas rodadas de avaliações e correções, o editor considera o artigo inadequado, ele é rejeitado e arquivado.
- Aprovado – Neste caso, o documento foi considerado adequado pelos avaliadores, ou sua maioria, e o editor decide pela sua publicação.
- Em edição – A edição da submissão pode ser subdividida em edição de texto, edição gráfica e leitura de prova.
Edição de texto: após a aprovação, o documento vai para a revisão de texto, para correção de eventuais problemas ortográficos ou de formatação de referências bibliográficas;
Edição do layout: após a aprovação da edição de texto, o documento é formatado em termos de layout gráfico, envolvendo elementos como tipos de fontes, cores, tamanho e posicionamento de figuras, de acordo com os critérios da revista;
Em leitura de prova: nesta etapa, os envolvidos no processo fazem uma leitura da versão final do documento em busca de eventuais inconformidades. - Agendado – Depois de ter sua versão final aprovada, o editor gerente agenda a publicação do artigo, associando-o a uma edição.
- Publicado – A edição ao qual o artigo foi associado é publicada.
Nas páginas seguintes veremos os passos que o autor realiza para submeter um documento que será enviado para a avaliação por pares.
3.4. Os cinco passos da submissão
Para enviar o arquivo, o autor acessa a página da revista e faz seu cadastro.
Após seu cadastro como autor, o usuário está apto para enviar seu arquivo. Após o acesso ao sistema, o processo de envio ocorre em 5 passos:
- Início;
- Transferência do manuscrito;
- Inclusão de metadados;
- Transferência de documentos suplementares; e
- Confirmação.
Veja a realização destes passos no vídeo de um autor submetendo um arquivo para a revista.
Uma vez enviado o arquivo, o autor pode acompanhar o processo de avaliação e preparação do documento para a publicação de seu artigo na página de acompanhamento do autor, especificamente na página de submissões ativas.
Preparação para a avaliação por pares
- Após o envio do arquivo pelo autor, é papel do editor selecionar e designar avaliadores para o processo de avaliação por pares. Para isso, o editor deve anteriormente assegurar que o documento enviado atenda aos requisitos para a avaliação ‘cega’.
- Quando o artigo ainda não foi designado para avaliação, é possível que o editor considere a submissão inadequada e a arquive por não se enquadrar no foco da revista, não submetendo assim o documento ao processo de avaliação por pares.
- Enumere os itens que devem ser verificados para assegurar uma avaliação cega.
- As etapas que se seguem são a avaliação por pares, e em seguida a preparação do documento e sua publicação.
3.5. Submissão do Documento
Ao clicar no título de um artigo em uma das listas de itens o Editor é levado para a página de “Submissão” do documento, que apresenta informações mais detalhadas sobre a submissão, como status da “submissão”, “avaliação”, “edição de texto”, “editoração”, “processo editorial” e “metadados”.
Para proceder para a avaliação por pares é necessário designar um editor para o artigo, que será o responsável pela decisão editorial. Este editor pode ser qualquer usuário com papel de “Editor” ou “Editor de sessão”, ou mesmo você, o “Gerente da Revista”. Esta designação é feita na tela “submissão”.
Após a designação do editor responsável, deve-se designar um ou mais avaliadores. Para isso o editor segue para a tela de acompanhamento da avaliação, clicando no link correspondente localizado na parte superior da página, conforme indicado na figura.
Atividade
Faça sua submissão:
- Submeta um documento na revista de um colega;
- Convide alguém a submeter um documento na sua revista;
- Após a submissão, é possível alterar os dados enviados? Por exemplo, substituindo o arquivo do documento, incluindo autores ou arquivos complementares? E caso o autor queira cancelar o envio, como deve proceder?
3.6. Designando avaliadores
Geralmente no processo padrão de editoração, depois de designar o editor (ou editor associado) é preciso selecionar os avaliadores, que mais se adequam ao tema da submissão. O procedimento é semelhante ao da designação do editor, porém, ocorre por meio do link “adicionar avaliador”, junto a seção de Avaliadores.
Ao clicar no link é apresentada a página de “adicionar avaliadores” (Veja imagem abaixo), em que o editor pode buscar um avaliador já cadastrado na revista e designá-lo como avaliador deste trabalho. Também pode cadastrar um usuário do portal no papel de avaliador na revista e, posteriormente, designá-lo à submissão ou, então, criar um novo usuário.
O processo de busca por avaliadores pode utilizar filtros adicionais, como a área de atuação, média de dias que o avaliador demora para responder ou avaliar, quantidade de avaliações, tempo decorrido da última avaliação ou quantidade de avaliações ativas para um mesmo avaliador. Desta forma, o editor pode otimizar os prazos de avaliação e não sobrecarregar avaliadores.
Após selecionar o avaliador, o OJS apresentará uma tela com uma mensagem que pode ser enviada por e-mail, notificando o avaliador da nova tarefa. Nesta tela podem ser definidas as datas de resposta e data limite de
avaliação, o tipo de avaliação (se aberta, cega ou duplo-cega), selecionados os arquivos a serem avaliados e o formulário de avaliação utilizado.
Após a adição do avaliador, um e-mail automático é enviado ao usuário, solicitando a tarefa.
Este usuário também é inserido na lista de avaliadores, com a mensagem “solicitação enviada”. (Veja imagem abaixo). Nesta página há várias opções como: detalhes da avaliação, envio de e-mail ao avaliador, edição de prazos e datas, dispensa do avaliador e o acesso ao histórico de avaliação.
Em Detalhes da avaliação o editor pode anexar arquivos que o avaliador tenha enviado por outros meios que não o OJS e escolher uma recomendação. Estas funcionalidades podem ser úteis no caso de avaliadores que não estão familiarizados com o sistema e desejem fazer sua avaliação, enviando arquivos textos, por exemplo.
Na tela de acompanhamento da avaliação, os avaliadores podem ser selecionados ao clicar no botão “selecionar avaliador”.
Uma vez selecionado o avaliador é necessário enviar um e-mail com a solicitação/convite, esta solicitação pode ser respondida com um aceite ou então o convidado pode recusar a avaliar o documento submetido.
Caso o avaliador aceite participar da avaliação ele responderá avisando de sua disponibilidade e poderá utilizar os formulários designados para a avaliação do artigo submetido.
Veja um Editor selecionando, designando e solicitando a avaliação de um artigo ao avaliador no OJS.
Atividade
- Acesse como um usuário com papel de editor, designe dois avaliadores.
3.7. Personalizando os Formulários de Avaliação
Eventualmente o formulário de avaliação padrão pode não contemplar todos os critérios de avaliação da sua revista. Dessa forma, é possível criar formulários de avaliação personalizados.
O OJS 3 oferece um formulário de avaliação padrão que contém dois campos:
1) comentários para o editor e;
2) comentários para o editor e autor.
Caso o gerente da revista deseje aprimorar o processo de avaliação do documento submetido,
o parecer pode ser feito com um formulário de avaliação personalizado.
Os formulários de avaliação personalizados podem ser definidos a partir do menu lateral, no caminho
Configurações > Fluxo de trabalho > Avaliação.
O primeiro passo é criar o formulário e, depois disso, criar seus itens. Os novos formulários são listados na caixa “formulários de avaliação”. Para adicionar itens nestes formulários, basta acessar a opção “editar”. Esta opção é exibida ao clicar na seta, à esquerda, associada ao nome de cada documento. Apenas formulários sem itens concluídos podem ser editados. Isso ocorre para preservar o histórico de avaliações realizadas.
Para criar um formulário personalizado acesse Administração > Configurações e Ferramentas, na opção “formulários de avaliação”. Clique em “criar novo formulário”, e informe um nome e uma descrição e salve. O formulário aparecerá na lista de formulários de avaliação.
Agora é preciso adicionar os campos do formulário. Para isso clique no link “editar” associado ao formulário recém criado. Na tela de edição, clique em ‘campos’. Você será levado à tela de criação de campos, onde poderá adicionar campos textuais ou de seleção, conforme o exemplo de formulário apresentado na figura.
Exemplo de formulário personalizado
Veja o vídeo de um editor gerente editando os campos de um formulário personalizado.
Obs.: Após ser criado, o formulário deve ser ativado e atribuído ao avaliador na página de avaliação do artigo.
Atividade
- Crie um formulário personalizado com um campo de texto para as considerações do avaliador e outro campo com os comentários que serão enviados ao autor. Atribua este formulário aos dois avaliadores;
- Modifique a mensagem de solicitação salientando sobre o prazo de resposta da avaliação.
3.8. O parecer do avaliador
Ao aceitar participar da avaliação por pares de um artigo, o avaliador poderá ler o documento, preencher e enviar seus comentários, anexar um documento com anotações, e recomendar a decisão a ser tomada sobre o artigo.
Esta decisão pode ser:
- Solicitar Modificações;
- Solicitar Reenvio;
- Aceitar Submissão; e
- Rejeitar Submissão.
Uma vez preenchido o formulário de avaliação, o avaliador envia seu parecer ao editor que poderá tomar uma decisão editorial.
O processo de avaliação do ponto de vista de um avaliador é demonstrado no vídeo em que um avaliador aceita avaliar e envia seu parecer sobre um artigo.
Atividade
Envie seu parecer
Acesse o sistema como avaliador, aceite avaliar um artigo designado a você e envie seu parecer ao editor, recomendando alterações no documento. Anexe um documento com os comentários. Se possível utiliza uma ferramenta de controle de alterações do editor de texto.
3.9. A decisão editorial
Após o envio da avaliação, a decisão editorial é tomada pelo editor associado ao artigo submetido. As possibilidades de opções para decisão editorial em função dos comentários dos avaliadores são: solicitar modificações, solicitar reenvio, aceitar submissão, rejeitar submissão ou ainda fazer uma nova rodada de avaliação.
As próximas páginas descrevem os passos que são executados no OJS para cada uma destas decisões.
3.10. Rejeitando uma submissão
Se for decidido a recusa na publicação do documento submetido, a decisão é comunicada ao autor, com os comentários dos avaliadores, e a submissão é arquivada.
Veja o Editor responsável acessar o sistema, visualizar os comentários do avaliador e rejeitar o artigo.
Eventualmente, a submissão pode ser reativada, neste caso o Editor submete o artigo arquivado, por ter sido rejeitado, a uma nova rodada de avaliação.
3.11. Requisitando modificações
Caso identifique-se que sejam necessária modificações, o editor acessa o sistema, visualiza os comentários do avaliador e requer modificações ao autor.
Em seguida, o autor acessa o sistema, verifica os comentários do editor e envia a versão com as modificações sugeridas.
3.12. Submentendo a nova rodada de avaliação
Após o envio do documento com as modificações sugeridas, o Editor acessa o sistema, visualiza os comentários do autor e submete o documento a nova rodada de avaliação, se for o caso.
Os avaliadores devem ser novamente solicitados a avaliar o documento e reenviam seus pareceres, por exemplo, recomendando a aceitação do artigo.
3.13. Aceitando o artigo para publicação
Se a qualidade do artigo estiver adequada, o Editor acessa o sistema, visualiza os comentários do avaliador, aceita o artigo e o encaminha para a edição de texto.
O Editor seleciona qual versão deve ser encaminhada para a edição de texto.
Note que o Editor, após indicar a aceitação do artigo, deve selecionar ainda no formulário de avaliação, a versão do documento que será enviada para a edição de texto: se a versão enviada pelo autor, a versão do avaliador ou ainda uma versão que o próprio editor enviou para o sistema.
A edição de texto é uma das etapas da fase de preparação do documento, que precede a publicação.
Atividade
4. Tópico 4 – Avaliação por pares
O editor ao tomar a decisão de clicar em “enviar para avaliação”, entende que a submissão tem potencial para ser avaliado e ser publicado. Assim, o sistema apresenta uma tela na qual o editor deve selecionar quais arquivos serão enviados para a etapa de avaliação. Esse processo é devido a que, pode haver documentos submetidos que indiquem a autoria ou a instituição dos autores, que prejudicaria a avaliação duplamente cega.
Em alguns casos, o editor pode não apenas selecionar os arquivos a serem enviados aos avaliadores, mas pode incluir outros, por meio do link “enviar arquivos”. Em alguns casos, pode ser necessários incluir orientações e outras informações por meio de documentos a serem agregados à submissão.
O processo de avaliação tem no mínimo uma rodada, se for preciso pode-se adicionar outras. Assim, na aba de avaliação, como visto na figura abaixo, o editor pode acompanhar este processo, visualizando tudo o que foi feito. No caso do exemplo dado, o processo de avaliação está aguardando os pareceres dos avaliadores. Nesta página também pode ser adicionado avaliadores, por meio do link “adicionar avaliador”.
No lado direito da página o editor tem a possibilidade de tomar as seguintes decisões, com base nos pareceres. Veja imagem abaixo.
Nos casos de solicitar modificações e reenvio, o trabalho ainda continua na avaliação. Nos casos de aceite e rejeição o trabalho não constará mais na lista de avaliação. No caso do trabalho ser rejeitado, ele aparece somente nos arquivos, mas seu histórico de avaliação permanece, possibilitando ser consultado em caso de ressubmissão por parte do autor. No lado direito da página o editor tem a possibilidade de tomar as seguintes decisões, com base nos pareceres.
Decisões baseadas nos pareceres
4.1. Designando o editor responsável pela submissão
Em alguns casos, uma revista pode compartilhar as atividades do editor, com a presença de editores associados. Assim, pode-se ter um Editor geral e os Editores associados a temas ou seções. Porém, em grande parte das revistas pequenas o Editor cuida de todo o processo. Como visto anteriormente, o único participante da submissão era o autor, por esse motivo é preciso adicionar outros participantes, de forma a dar prosseguimento ao processo editorial. O primeiro participante da revistas a ser designado deve ser o Editor para que possa desenvolver as suas atividades.
Para incluir um Editor, ou atribuir a responsabilidade pela gestão do processo editorial a um usuário, deve-se clicar no link “incluir”, na caixa de participantes. O OJS, então, vai remeter ao formulário de atribuição de papéis (Figura abaixo) no qual se pode selecionar o papel (por meio de seleção) e o usuário (por meio de busca e seleção). Nesse processo, pode-se atribuir os papeis desejados a essa submissão.
Após selecionar o usuário ao qual se deseja atribuir o papel, basta clicar em OK, no final do formulário. Este processo resulta na exibição de uma notificação, de forma que usuário designado será listado na caixa de participantes como “editor da revista” (Figura abaixo). Todo usuário designado à essa submissão será incluído nesta lista, com o seu papel.
Com a designação de editor, o usuário tem a permissão de prosseguir com o processo editorial. Assim, pode enviar para a avaliação pelos pares, caso o manuscrito tenha potencial para ser publicado. Nos casos em que a submissão não atenda os critérios da revista, o editor pode rejeitar a submissão, de forma a não ocupar tempo dos pareceristas. Pode, também, aprovar o trabalho, como nos casos de autores convidados, ou trabalhos de relevância comprovada.
Todas essas decisões são de responsabilidade dos Editores, revelando a importância desse papel na revista.
5. Tópico 5 – Preparação do documento
Preparação do documento em termos de estruturação do texto, leiaute gráfico e a aprovação final.
Após a aprovação do artigo pelos avaliadores para sua inclusão na edição, inicia-se a preparação do documento em termos de estruturação do texto, leiaute gráfico e a aprovação final. Esta fase é denominada por algumas editoras como ‘prelo’.
A editoração de texto permite a revisão de possíveis erros de ortografia que possam ter sido ignorados na etapa de avaliação por pares;
A edição do leiaute gráfico permite que o editor de leiaute aplique a formatação visual no documento;
Já a leitura de prova verifica se o documento está adequado, tanto em termos de edição de texto quanto em termos de edição gráfica.
5.1. Edição de Texto
O Editor de Texto é o responsável por esta etapa do processo editorial. Habitualmente estas etapas são conduzidas pelo próprio Editor responsável pelo documento submetido, mas pode haver um usuário especificamente atribuído para realizar esta função.
Papel desempenhado pelo revisor gramatical, tradutor(es), bibliotecário(s) e outros que revisam conteúdo. O editor de texto verifica, corrige, melhora a legibilidade e clareza, questionando o autor sobre possíveis equívocos. Assegura a estrita conformidade do documento com as normas e estilos adotados pela revista
De acordo com o OJS:
O Editor de Texto recebe a solicitação de Edição de Texto da submissão via e-mail, encaminhada pelo Editor de Seção, disponível para acesso na Fila de Submissões do Editor de Texto. Caso não esteja disponível para realizar a tarefa, o Editor de Texto simplesmente responde via e-mail ao Editor de Seção.
É necessário além da atribuição de um Editor de Texto, o envio de uma mensagem de solicitação. Do mesmo modo que é enviado uma mensagem de solicitação aos avaliadores. Após receber o e-mail de convite para a edição de texto,
A etapa de editoração de layout, texto ou diagramação, a terminologia depende da instituição, compreende todos os procedimentos necessários à adaptação dos textos, tabelas, figuras, diagramação, etc, às regras para publicação na revista. Assim, ao final do processo se tem o documento convertido no formato final, de acordo com as premissas de editoração.
Esses procedimentos são executados, por padrão, em outros softwares externos ao OJS3, pois esse sistema não possui ferramenta própria para editoração de textos, imagens, áudios ou vídeos. Cabe ao sistema registrar o
processo, carregando o documento no formato final 
A etapa de diagramação é executada quase que totalmente fora do sistema, na medida em que o OJS é útil no controle dos processos, registrando cada passo, mas sem ferramentas que produção. Destaca-se que mantém
o documento original e a versão do editor, possibilitando verificar as mudanças, preservando o documento original para futura averiguações. Ao terminar esse processo, o sistema envia para a etapa final de produção “editoração”.
Os passos da edição de texto
Solicitações devem ser enviadas pelo Editor responsável pela submissão para dar início a cada etapa da edição de texto
A edição de texto é estruturada em 3 passos:
- Passo 1, responsável é o editor de texto > autor;
- Passo 2, responsável é o autor > editor de texto; e
- Passo 3, responsável é o editor de texto > editor de leiaute;
Relembre que a realização de cada uma dessas etapas é sempre iniciada com uma solicitação enviada pelo Editor responsável pela submissão.
Consideração sobre a Edição de Texto
Cabe ressaltar que,
A Edição de Texto deve ser realizada diretamente no documento da submissão, clicando no nome e abrindo (salvando o documento em uma pasta temporária do computador do usuário) ou salvando (salvando o documento em uma pasta do computador definida pelo usuário), com sugestões para melhorar a leitura, linguagem e compreensão do texto, e com alterações necessárias para garantir a conformidade da submissão com as normas da revista. O arquivo é então salvo no computador do usuário (Autor ou Editor de Texto), e enviado para o sistema através do passo apropriado. A versão atualizada do documento estará então disponível para o próximo passo, ou no caso do Passo 3, para o estágio de Layout.
Depois de termos garantido a qualidade do texto do documento, partimos para a edição do leiaute gráfico.
5.2. Editoração
A parte final do fluxo de editoração compreende a validação do texto no seu formato final de diagramação,
denominado ‘leitura de prova’. Assim, inicia com os documentos diagramados para a publicação e termina com eles já publicados, incluindo os todos processos envolvidos para que se tenha o documento final publicado, versão final. A página inicial da editoração.
No Arquivos prontos
para o Leiaute aparece o documento que veio do processo anterior, sendo base para a atividade desta etapa. Assim, esse documento é a base para iniciar o processo, sendo que, em alguns casos estarem prontos para a publicação, pulando muito das atividades desta etapa. Nota-se que o OJS prevê um processo mais completo, mas que pode ser resumido.
Como em todas as atividades do fluxo editorial, deve-se atribuir um usuário para o papel de editor de leiaute, ou o próprio editor pode fazer esse papel. Para tanto, na caixa de Participante, pode incluir outro usuário para fazer esse papel de editor de leiaute, compartilhando responsabilidades.
Caso o Editor indique um Editor de leiaute, esse usuário receberá um e-mail padrão convidando-o para a atividade, podendo aceitar ou declinar do convite. Ao aceitar o papel de Editor de leiaute, o usuário terá acesso a página de editoração destas submissão em particular, podendo exercer o seu papel. Independente do usuário (Editor ou Editor de leiaute), o primeiro passo é transferir o documento recebido da etapa de diagramação para a editoração. Para tanto, o Editor baixa o arquivo no seu desktop, de modo a poder compartilhar com os autores por meio de e-mail automatizado. Assim, Editor e autores iniciam a discussão de editoração, que fica gravado no sistema, até que tenham a versão final de editor e autor.
Caso tenha um Editor de seção (artigos originais, artigos de revisão, resenhas e outros), o Editor deve avisá-lo sobre o término das discussões, para que esse usuário esquematize a seção. Assim que a seção estiver ajustada, esse usuário avisa ao Editor. Em casos do Editor executar todo o processo, essas etapas são puladas, enviando o documento para finalização, na área Para publicação, com o documentos nos seus formatos finais (PDF, por exemplo).
Por fim, basta incluir esse documento em um fascículo, dando paginação, licença e data, clicando no link “agendando publicação”. Atualmente, para publicação contínua, tem-se um fascículo do ano, com todos os trabalhos aceitos durante esse período. Assim, coloca-se todos os trabalhos num mesmo número, do ano. Quanto à paginação, com o fim do impresso, costuma-se iniciar todos os documento com 1.
Ao clicar em salvar, tem-se finalizado o processo editorial de uma submissão, ou seja, todas as etapas no qual o Editor é responsável. Sabe-se que em revistas com equipe editorial reduzida, muitos Editores executam grande parte das tarefas. Assim, cabe ao Editor cuidar desde a submissão de um trabalho até a sua publicação.
5.3. Editando o Leiaute
A edição de leiaute gráfico formata o documento preparado pelo Editor de Texto nos padrões da revistas, gerando os arquivos HTML ou PDF. Para isso o Editor de Leiaute deve usar um aplicativo específico no qual gera a composição final dos artigos.
O primeiro passo na edição gráfica é designar o Editor de leiaute responsável pela submissão. Esta designação é feita na página de edição da submissão, na “seção de leiaute”.
Veja o Editor responsável designando o Editor de leiaute e enviando a solicitação.
Em seguida, o Editor de leiaute cria o PDF e o envia para a leitura de prova.
Layout de Documentos Suplementares
No caso de serem publicados documentos suplementares ao artigo,
Com tudo preparado, inicia-se a leitura de prova, descrita na próxima página.
5.4. Leitura de Prova
Na leitura de prova,
O Autor e o Leitor de Prova verificarão as versões formatadas por erros tipográficos e de formatação. Eles devem anotar as correções necessárias no campo Correções, seguindo as instruções de Leitura de Provas. Uma vez que o Leitor de Prova comunica o Editor de leiaute via e-mail de que a leitura da prova foi concluída, o Editor de leiaute retorna para os Formatos de Prova e realiza as mudanças necessárias, deletando os arquivos antigos e enviando as novas versões. Concluindo esta tarefa, o Editor de leiaute pode desejar adicionar comentários ao campo “correções”(por exemplo explicando as mudanças), antes de clicar no ícone de e-mail sob “concluída” que vai direcionar um e-mail para notificar o Editor de Seção que a submissão está pronta para ser agendada para publicação.
O passo inicial da leitura de prova ocorre quando o Editor responsável acusa o recebimento da versão em PDF e a encaminha para a leitura de prova pelo autor . Em seguida, o autor acessa o sistema e faz a leitura de prova, notificando sua conclusão.
Após a aprovação da leitura de prova pelo autor, o Editor responsável notifica o recebimento da leitura de prova do autor e solicitará ao Leitor de Prova a análise do documento .
Para o Leitor de Prova ter acesso a versão de leitura, o Editor responsável deve criar a versão para publicação, que estará acessível ao Leitor de Prova, está versão para publicação é denominada ‘composição final’ e pode ser substituída conforme surgirem alteração devido a necessidade de correções decorrentes da leitura de prova.
Depois da solicitação realizada pelo Editor responsável, o Leitor de Prova aprova a versão em PDF , o Editor de leiaute faz a leitura de prova final e notifica o Editor responsável . Finalmente, o Editor responsável agenda o artigo para publicação .
Desta forma, após conferidas as qualidades científica, por meio da revisão por pares, e ortográfica e gráfica, por meio da revisão de texto, edição de leiaute e leitura de prova, é possível agendar a publicação do artigo.
Atividade
- Envie a Composição Final
- Na tela de edição do documento, crie a composição final em PDF de um artigo aprovado na avaliação por pares.
6. Tópico 6 – Publicando uma edição
Depois que um conjunto de artigos for aprovado no processo de avaliação por pares e na revisão editorial, é possível publicar uma edição. Para isso, documentos aprovados no processo editorial devem ser associados a uma edição e agendados para publicação.
Esta associação é realizada na página de edição da submissão, na seção de “agendar para publicação”, conforme visto na figura.
Ao ativar a caixa de seleção do agendamento, são apresentadas as opções de edições futuras, atual ou passadas, as quais podem ter o artigo publicado.
Veja o editor gerente recebendo uma submissão e agendando sua publicação, no caso, as etapas de avaliação por pares e edição de texto/leiaute são ignoradas.
O autor poderá acompanhar seus artigos publicados/rejeitados na tela de Arquivos.
6.1. Composição Final da Edição
Da mesma forma que os artigos recebem individualmente uma composição final, é possível disponibilizar aos leitores uma versão em PDF ou HTML com o conteúdo integral da revista.
Assim é possível que o leitor tenha acesso a um documento com a versão completa da edição.
6.2. Publicando a edição
Depois de agendar diferentes artigos a uma edição, podemos publicá-la.
Isto é feito pelo Editor, acessando a partir de sua página a lista de edições futuras a edição que deseja publicar. Na tela da edição ele pode acessar os itens que serão publicados, removendo itens se necessário, e previsualizar como ficará sua edição com a capa e outros elementos textuais.
Para publicar, o Editor clica em “publicar edição”, conforme indicado na figura.
Ao clicar no botão de publicação, a edição e seus respectivos itens ficam visíveis aos leitores da revista. O mesmo botão pode ser usado para ‘despublicar’ a edição, caso necessário.
O próximo passo é notificar os leitores sobre a publicação.
6.3. Notificando os leitores cadastrados
Para notificar os usuários, o OJS oferece o recurso de envio de email. Esta funcionalidade é acessível a partir da tela do Editor, no item “notificar usuários”.
Ao clicar no item o Editor é levado a uma tela onde pode elaborar o e-mail com a notificação aos usuários. É possível enviar a mensagem a todos os usuários associados à revista ou então escolher entre apenas os leitores, ou apenas os autores.
Atividade
Publique a edição.
7. Tópico 7 – Pós-publicação / Possibilidades de Aprimoramento
Após criar sua revista e publicar uma edição, surgem questões que podem ser consideradas para a melhoria do sistema que abriga o periódico, tais como:
- Armazenamento a longo termo;
- Visibilidade dos artigos na web;
- Integração com repositórios institucionais.
- Indexação da revista em portais de periódicos; e
- Onde buscar ajuda em caso de problemas;
Nas próximas páginas analisaremos alternativas associadas a estas questões.
7.1. Armazenamento a longo termo
O Lots of Copies Keep Stuff Safe (LOCKSS) é uma iniciativa que visa compartilhar serviços de armazenamento de cópias redundantes para preservação a longo termo.
O LOCKSS é parceira do PKP.
Para configurar o suporte no sistema é necessário que o Editor Gerente acesse a configuração da revista, na seção de “arquivamento”, e habilite a opção “Permitir ao LOCKSS armazenar e distribuir o conteúdo da revista a bibliotecas participantes através do Manifesto de Publicação do LOCKSS. Uma licença LOCKSS aparecerá no Sobre a Revista na seção Arquivamento”.
Saiba mais no site da LOCKSS.
7.2. Identificadores Digitais
A visibilidade dos artigos publicados pode ser aumentada por meio de serviços como o vínculo cruzado e o deposito de metadados. Estes serviços estão associados ao sistema de identificação digital de objetos Digital Object Identifier (DOI).
O DOI no contexto dos periódicos científicos pode ser obtido junto a agência de registro CrossRef, por meio do formulário de registro.
Para habilitá-lo no OJS, visite a página do usuário Editor Gerente, em Configurações > Website > Plugins > Plugins de Identidade Pública, e habilite o plugin correspondente. Em seguida configure os parâmetros na tela de configuração do plugin DOI.
7.3. Tecnologia RSS
A Really Simple Syndication (RSS) é um padrão criado para distribuir conteúdos diários sobre novidades dos websites por um canal distinto da própria página web. Graças ao RSS, o usuário visitante de uma página web pode se inscrever e receber as novidades em seu computador, no instante em que são publicadas e sem a necessidade de acessar a página web onde foram inseridas. Esse processo facilita a consulta e a partilha de informações provenientes de diversas fontes que, periodicamente, estão sujeitas à alterações ou atualizações.
As figuras abaixo, mostram como ocorre o acesso à informação com e sem RSS.
Para maiores informações sobre RSS no contexto do OJS, acesse o manual Tecnologia RSS nos Periódicos Científicos Eletrônico.
7.4. Integração com repositórios institucionais
O Simple Web-service Offering Repository Deposit (Sword) está associado ao uso de repositórios institucionais
O Movimento de acesso aberto apresenta dois grandes veículos para disseminação do conhecimento científico: os periódicos de acesso aberto e os repositórios, associados à Via Dourada e Via Verde, respectivamente. Nos dois casos, elas afetam positivamente o processo da comunicação científica.
Assim, um artigo publicado em revista OJS, de acesso aberto, pode ser depositado em um repositório, sem restrições de acesso. Nesse contexto, o software mais utilizado para criar repositórios é o DSpace. Contudo, pode haver retrabalho: o artigo pertencente a revista eletrônica terá que ser replicado na base de dados do repositório. A solução é apresentada pelo protocolo de comunicação SWORD.
Para ativar o SWORD no DSpace e no OJS, deve-se:
No OJS deve-se instalar o plugin que habilita o protocolo SWORD, para que este realize a conexão com servidor SWORD do DSpace;
Configure o servidor SWORD, que já é nativo no DSpace, o qual gerará um documento de serviço para acesso remoto. Este arquivo possui o padrão XML e contém todas as informações referentes à autenticação, permissões e coleções disponíveis para depósito.
7.5. Indexação pelo Google Schoolar
O OJS já é compatível com o sistema agregador Google Scholar, bastando informar os metadados dos artigos e da revista em seus respectivos cadastros que o Google Scholar realizará a indexação.
Para agilizar o processo, você pode usar o formulário de cadastro do Google Scholar.
Mais informações podem ser vistas na página de suporte do Google Scholar.
Acesse olink abaixo e acesse o documento com o passo a passo da criação do perfil no Google Scholar:
http://www4.fe.usp.br/wp-content/uploads/pesquisa/tutorial-google-academico1.pdf
7.6. Cadastro no DOAJ
O Directory of Open Access Journals (Diretório de Revistas de Acesso Aberto) é um sistema que atualmente lista cerca de 5000 periódicos de 120 países.
O objetivo do DOAJ é aumentar a visibilidade e a facilidade de utilização das revistas científicas e universitárias em acesso aberto, promovendo assim o seu uso e impacto crescentes. O diretório pretende ser exaustivo e cobrir todas as revistas científicas e universitárias em acesso aberto que utilizam um sistema de controlo que garanta a qualidade do seu conteúdo. Em resumo, um ponto único de acesso para utilizadores de revistas em acesso aberto.
Para sugerir o cadastro de sua revista no diretório, preencha o formulário de cadastro. A inclusão da revista dependerá do atendimento aos critérios de inclusão.
Acesse o DOAJ:
https://doaj.org/doaj?func=loadTemplate&template=about&uiLanguage=pt
7.7. Onde obter suporte
Caso queira aprofundar seus conhecimento sobre o OJS, sugerimos que consulte a página do PKP, que apresenta vídeo-tutoriais.
Veja também o documento oficial da ajuda do OJS.
7.8. As comunidades de usuários OJS
Uma forma eficiente de resolver problemas com o sistema OJS é junto às comunidades de usuários, que colaborativamente atuam propondo soluções e trocando experiências.
Podemos citar algumas:
